Jak się przygotować do oceny rocznej? cz. 1.

W wielu firmach koniec roku jest momentem podsumowań. Zazwyczaj w okresie od października do marca kolejnego roku przeprowadzane są oceny roczne. Dla każdego pracownika jest to bardzo ważny czas.

Dlaczego?

Oceny roczne często są okazją do podjęcia decyzji odnośnie podwyżek, awansów i potrzeb rozwojowych. To też moment, w którym decyduje się o pozostawieniu danej osoby w firmie lub rozstaniu.

Jak przygotować się do tej rozmowy?

Pozwól, że podzielę się swoim doświadczeniem.

1. Czy i na jakich zasadach biorę w niej udział?

Można powiedzieć, że podczas oceny rocznej najważniejsze jest omówienie wyników. Natomiast odchodzi się od tego podejścia.

Czas oceny rocznej to okazja dla przełożonego, by omówić nie tylko wynik, i ale też postawę i rozwój poszczególnych umiejętności.

Ty możesz przedstawić oczekiwania względem organizacji lub szefa.

Jeżeli jesteś nowym pracownikiem, dowiedz się, czy w ogóle będziesz brał udział w ocenie rocznej. W niektórych firmach obowiązują standardy co do stażu pracowników. Wtedy brane są pod uwagę osoby, które przepracowały minimum pół roku lub pełny rok.

Przechodziłeś/aś już oceny roczne w innych organizacjach? Zatem dowiedz się, jak konkretnie przebiega proces w tej firmie.

O co warto zapytać przełożonego lub członków działu HR?

• jaki jest termin?
• kto bierze w niej udział?
• na co ma wpływ?
• jaki dokładnie okres brany jest pod uwagę?
• w jaki sposób ustalane są poszczególne oceny?
• co ma największy wpływ na ostateczną ocenę?

Dlaczego warto dopytać o to, jaki jest przedział czasu, który będzie oceniany?

Ponieważ różni się w zależności od zwyczaju przyjętego w firmie.

Część stosuje rok kalendarzowy. W innych przyjęto tzw. rok  obrachunkowy, który nie zaczyna się w styczniu. Jeżeli masz rozmowę w październiku lub listopadzie, upewnij się, czy będziecie omawiać ostatnich dziesięć czy dwanaście miesięcy. Warto to zweryfikować.

2. Co będzie omawiane?

Ponownie w zależności od tego, co jest praktykowane w organizacji, może wyglądać to różnie. Poszczególne moduły mogą posiadać różne nazwy. Natomiast zazwyczaj zakres oceny rocznej skupia się na trzech aspektach:

I WYNIKI

Nawet ok. 60-65% czasu rozmowy zajmie dokładne omówienie zrealizowanych wyników. Dlatego przed rozmową dokładnie przypomnij sobie:

• zakres obowiązków;
• składowe systemu premiowego;
• strategię firmy na dany rok;
• KPI, czyli wskaźniki jakościowo-ilościowe, które przypisane są do Twojego stanowiska;
• ustalenia i cele wyznaczone podczas zeszłorocznej oceny rocznej.

Zastanów się, co udało Ci się zrealizować? 

Wybierz 2-4 główne, największe osiągnięcia, które przyczyniły się do:

polepszenia wyników firmy,

zwiększenia sprzedaży lub marży,

wyprzedzenia konkurencji, 

oszczędności w sferze kosztów,

innowacyjności w obrębie produktów lub usług,

optymalizacji procesów,

zachowania bezpieczeństwa informacji.

Dlaczego wybrałam te grupy tematyczne? Ponieważ kadra kierownicza w Twojej organizacji jest z tego rozliczana!

Oczywiście firmy nie kładą takiego samego nacisku na wszystkie elementy.

Pamiętaj, że celem każdej firmy jest zwiększanie przychodu. Jeżeli jesteś w stanie wykazać czynny udział w tym obszarze, to mocno działa na Twoją korzyść.

Pracujesz w dziale sprzedaży? Masz ułatwione zadanie! Przeanalizuj nałożone plany, budżety oraz Twoją realizację. W zależności od tego, jak przedstawia się wynik, przechodź pomiędzy przedstawianiem go w wersji złotówkowej lub procentowej.

Więcej na temat technik przedstawiania wyników znajdziesz tutaj ->

Jeżeli pracujesz w firmie, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, to ważne, jeżeli przyczyniłeś/aś się do zachowania bezpieczeństwa informacji.

Praca w dziale finansowym, a szczególnie w controllingu, wymaga oszczędności w sferze kosztów. Tego oczekuje się też na stanowiskach zakupowych.

Pracownik działu marketingu przedstawi wymierne wskaźniki, które może wykazać dzięki zastosowaniu marketing automation lub usługom e-commerce. Co jeszcze warto podkreślić? Wyprzedzenie konkurencji i rekomendacje wprowadzenia do oferty innowacyjnych produktów.

Tylko nie zalewaj przełożonego potokiem słów.

Bądź profesjonalny/a! Zrób notatki przed spotkaniem i notuj w trakcie.

II WSPÓŁPRACA W ZESPOLE

Kolejnym ważnym elementem dla Twoich przełożonych, jest to, jak współpracujesz z pozostałymi członkami zespołu.

Aby przygotować się do tego bloku, przypomnij sobie czy w ciągu ostatniego roku:

miałeś/aś konflikty w zespole lub z osobami z innych działów?

jak się zakończyły?

wyjaśniliście sobie sytuację?

oddawałeś/aś projekty na czas?

chętnie brałeś/aś udział w grupach roboczych?

byłeś/aś pomocny/a współpracownikom czy długo musieli namawiać Cię na wsparcie w ich problemach?

wykonywałeś dodatkowo zlecone zadania?

brałeś/aś udział we wdrożeniu nowych osób w organizacji?

jak zachowywałeś/aś się względem nowych członków zespołu?

Dlaczego ten obszar jest ważny?

Bo opinia o Tobie często przekłada się na to, co myśli zarząd o Twoim przełożonym.

III REALIZACJA WARTOŚCI I STRATEGII FIRMY

Zazwyczaj podczas wdrożenia do firmy lub procesu rekrutacji przedstawiane są wartości, jakimi kierują się pracownicy tej organizacji. Zapamiętaj je 🙂

Coraz więcej firm przykłada wagę do tego, by członkowie poszczególnych zespołów postępowali zgodnie z wyznaczonymi przez zarząd wartościami.

Zdarza się, że wybierane są podczas warsztatów przez członków aktualnego zespołu. Wielu pracowników utożsamia się z nimi.

Działy HR dobierają zgodnie z nimi nich nowych pracowników.

Dlatego tak ważny jest Twój stosunek do tych wartości.

Jeżeli nie są zgodne z tymi, które wyznajesz, to zastanów się, czy jest to dobre miejsce do dalszego rozwoju?

Nie mówię tylko o sytuacji, w której wartością firmy jest “praca zespołowa”, a Ty zajmujesz stanowisko bardzo samodzielne i na siłę musisz zacząć bratać się ze wszystkimi.

Dla Ciebie to też czas podsumowania jak długo możesz znieść nieprzestrzeganie wartości firmowych przez współpracowników?

Pracujesz w firmie produkcyjnej i jej pracownicy nie przestrzegają zasad BHP? Jednocześnie szczycą się wysokimi standardami w tym zakresie? Strategia na kolejne lata opiera się na ciągłym doskonaleniu w tym obszarze?

Widzisz duże uchybienia, które zagrażają zdrowiu i życiu pracowników. Zgłaszasz je. Nic się z tym nie dzieje?

Zastanów się, czy to dobre miejsce dla Ciebie? Jak długo wytrzymasz w takiej atmosferze i bez możliwości wprowadzenia istotnych usprawnień?

Z drugiej strony, Twój szef może nawiązać do sytuacji, w których wartości firmowe to:

“uczciwość” – a Ty oszukałeś/aś klienta;

“współpraca i pomoc” – a Ty nie odpowiadasz na maile;

“zaangażowanie” – a Ciebie częściej można spotkać na papierosie lub kawie;

“innowacyjne podejście i kreatywność” – a Ty cały czas narzekasz i powtarzasz “nie da się”.

Tak jak wspomniałam na początku, wyniki są ważne. Znam przypadki, gdy zachowania rażąco niezgodne z wartościami firmy skutkowały naganą dla pracownika lub decyzją o zwolnieniu.

Jak przedstawiać to, że działasz zgodnie z przyjętymi normami w tym obszarze?

Kluczowe będzie nie tylko zapewnienie, że coś jest dla Ciebie ważne. Przedstaw, POPRZEZ jakie działania wprowadzasz wartości w swojej codziennej pracy. Skup się na konkretach i opisie sytuacji.

√   DOBRZE:   Współpraca jest dla mnie ważna, DLATEGO zgłosiłem/am się do projektu poprawy komunikacji.

⊗  ŹLE:            Tak, uważam, że współpraca jest ważna.

√   DOBRZE:   Wartość, jaką jest aktywne dzielenie się wiedzą, realizuję POPRZEZ stworzenie i przeprowadzenie szkolenia. Tematem była “Współpraca z trudnym klientem dla pracowników działu obsługi klienta”. Podzieliłam się z innymi przez lata wypracowanymi sposobami radzenia sobie w takich sytuacjach.

⊗  ŹLE:            Lubię dzielić się wiedzą.

Chcesz przygotować się do rozmowy? Umów się na konsultację!