Koronawirus a bezpieczeństwo rekrutera na przykładzie zatrudnienia zewnętrznego. Case Study.
Poniżej przedstawiam case study sytuacji, w której znalazł się jeden z rekruterów.
Zarządzałam oddziałami agencji pracy przez ok. 6 lat, otwierałam też nowe lokalizacje. Mam nadzieję, że moje porady dotrą do większej ilości osób zarządzających w agencjach pracy, prowadzących rekrutacje w tym masowe lub reprezentujących Pracodawcę Użytkownika.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie dodatkowe i niestandardowe środki ostrożności wprowadzić?
- Kto odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracowników tymczasowych?
- Jak przeprowadzić spotkanie zdalne z osobami, które nie korzystają z internetu?
Poniżej sytuacja, która skłoniła mnie do napisania tego artykułu.
W skrócie osoba ta pracuje na stanowisku rekrutera i zajmuje się rekrutacjami pracowników fizycznych. Aktualnie rekruter zatrudniony jest przez agencję pracy.
W opinii rekrutera w firmie wdrożono szereg procedur związanych z dezynfekcją dłoni i powierzchni w związku ze stanem zagrożenia epidemiologicznego spowodowanym SARS-CoV-2. Dodatkowo ograniczono kontakty gości i firm zewnętrznych, spotkania wewnątrz firmowe odbywają się on-line. Dodatkowo zwiększył się poziom nieobecności spowodowanych dodatkowymi urlopami i zwolnieniami lekarskimi. Zmniejszony skład osobowy w firmie spowodowany jest również koniecznością pracy zdalnej.
Rekruter podzielił się swoimi odczuciami, że w jego przypadku nie ma możliwości pracy zdalnej. Powodem jest konieczność odbywania osobistych spotkań rekrutacyjnych z pracownikami fizycznymi. Wedle relacji pracownik tymczasowy został poinformowany, że w jego sytuacji ma możliwości wykonywania pracy zdalnej. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest pogłębiony wywiad telefoniczny. W odczuciu rekrutera spotkania jednak będą konieczne, ponieważ ze względu na braki osobowe firma planuje zorganizować grupowe spotkania rekrutacyjne.
Dodatkowe obawy wynikały ze stanu zdrowia członków rodziny i możliwości ich zarażenia.
Co można zrobić w tej sytuacji?
- Sprawdź jakie obowiązki są po stronie Pracodawcy Użytkownika (PU) i Pracodawcy (P).
Pracodawca Użytkownik odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracownika tymczasowego. Regulują to odpowiednie zapisy w Ustawie o zatrudnieniu pracowników tymczasowych (stan prawny aktualny na dzień: 13.03.2020 r.) Dz.U.2019.0.1563. t.j. – Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnieniu pracowników tymczasowych.
Art. 9. Uzgodnienia w zakresie warunków i miejsca pracy:
2.a. Pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku.
2.b. Do sposobu i terminów przeprowadzania szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przepisy Kodeksu pracy stosuje się odpowiednio.
2. Zastanów się, czy faktycznie w przypadku danego pracownika tymczasowego występuje dyskryminacja ze względu na rodzaj zawartej umowy.
Aktualnie firmy produkcyjne przygotowują się na niezaplanowane nieobecności osób, które będą opiekowały się dziećmi lub przebywać będą na zwolnieniu lekarskim. Skutkuje to zmniejszoną liczbą osób, które mogą wykonywać pracę. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie wzmożonej rekrutacji tak, aby firma mogła dalej funkcjonować. W opisanym przykładzie pracownik może mieć poczucie, że “inni nie muszą pracować, a ode mnie się tego wymaga”. Natomiast to konieczność dodatkowych rekrutacji powoduje, że osoba zatrudniona na stanowisku rekrutera jest narażona na kontakt z kandydatami.
W powyższym przykładzie nie jest jasno opisane czy ten pan został oddelegowany jako jedyny do wykonywania spotkań rekrutacyjnych. Podczas wykonywania obowiązków razem z innymi członkami zespołu rekrutacji, nie występuje możliwość powołania się na Art. 15.
Art 15. Zasada równego traktowania pracowników.
1. Pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy.
3. Jak możesz dodatkowo zabezpieczyć rekrutera?
- Sprawdź “ścieżkę” kandydata po przekroczeniu progu firmy
Spotkania odbywają się w salce z drugiej strony budynku?
Występuje konieczności wyjścia przez rekrutera po kandydata?
Ile czasu spędzą obok siebie w windzie?
Przez które korytarze przechodzi kandydat? Ile czasu mu to zajmuje?
- Zaaranżuj odpowiednio przestrzeń
W tej wyjątkowej sytuacji przenieś spotkania do najbliższej salki od wejścia do firmy.
Przy drzwiach wejściowych lub na stróżówce wprowadź konieczność dezynfekcji i mycia rąk.
W firmach zatrudniających pracowników fizycznych, z którymi współpracuję, pojawiły się na podłodze maty dezynfekujące obuwie. Może warto je zastosować?
Pracownik i kandydat niech nie podają sobie ręki.
Wyznacz oddzielny wieszak na ubrania wierzchnie kandydatów lub niech wchodzą na spotkanie w kurtce. To zabezpieczy przed kontaktem z powierzchniami osób z zewnątrz.
Zorganizuj przestrzeń w salce rekrutacyjnej tak, aby zapewnić odpowiednią odległość rekrutera i kandydatów.
- Spotkanie grupowe z kandydatami
Ustaw krzesła w odległości zgodnej z aktualnymi wytycznymi, tak, aby nie siedzieli blisko siebie.
Zorganizuj kilka spotkań w ciągu dnia, by ograniczyć tłok.
Otwórz w niej drzwi, aby nie było konieczności otwierania ich dłonią.
Otwórz okna – zapewnisz cyrkulację powietrza.
Przygotuj krótką prezentację 5-6 slajdów dotyczącą firmy, warunków zatrudnienia + benefitów i głównych obowiązków. Pozwoli Ci to sprawnie przeprowadzić spotkanie. W prezentacji umieść zdjęcie miejsca pracy tak, aby nie trzeba było oprowadzać kandydatów po zakładzie.
Przy wyjściu zostaw informatory dla pracowników, w których szczegółowo opiszesz warunki pracy. Jeżeli kandydaci będą mieli jakieś pytania, to możesz odpowiedzieć telefonicznie.
Jeżeli w dotychczasowym procesie rekrutacji były przeprowadzane testy manualne, również rekomenduję zrezygnowanie z tego etapu.
- Uzupełnienie formalności
W wyznaczonym miejscu np. w kuwetce przygotuj częściowo uzupełnione skierowania na badania lekarskie, a dane pracownik sam uzupełni. Osoby zaakceptowane przez Ciebie wezmą je z kuwetki, dzięki czemu spędzą z Tobą mniej czasu.
W innej kuwetce umieść spięty pakiet do uzupełnienia przez kandydata. Niech uzupełni go w domu.
Daj wzór do uzupełnienia tak, aby kandydat zadawał jak najmniej pytań.
Uzupełnione dokumenty przed przystąpieniem do pracy może przesłać mmsem.
- Dezynfekcja po spotkaniach
Po każdym z takich spotkań odpowiednim środkiem przetrzyj powierzchnie dotykane przez kandydatów (Ty lub serwis sprzątający).
W przypadku tak dużej liczby osób, z którymi będziesz mieć kontakt, używaj rękawiczek jednorazowych (zazwyczaj dostępne w zakładach produkcyjnych).
- Spotkanie zdalne
W podanym przykładzie występuje informacja, że rekruter obawia się o zdrowie najbliższych, w tym osoby z otoczenia, które mają osłabioną odporność. Dlatego kontakt osobisty wyjątkowo można ograniczyć, stosując to rozwiązanie.
Użyj narzędzi do videokonferencji. Mimo iż kandydaci pojawią się w firmie, to nie będziesz mieć z nimi osobistego kontaktu. Wystarczy w jednym pomieszczeniu ustawić telewizor ze sprzętem do telekonferencji, wtedy kandydat zobaczy Cię i może udzielić odpowiedzi przez mikrofon. Dodatkowo Ty widzisz kandydata ze względu na kamerę umieszczoną w tym pomieszczeniu.
W pomieszczeniu, w którym przebywa kandydat, przygotuj skierowania na badania lekarskie i inne dokumenty do uzupełnienia (sposób przekazania opisany powyżej).
Podsumowując, ważne jest zachowanie spokoju i racjonalne, acz szybkie działania. Mam nadzieję, że w opisanej powyżej sytuacji uda się porozumieć i znaleźć wspólne rozwiązanie.
Jak myślisz co jeszcze można zrobić by zapewnić bezpieczeństwo rekruterowi?
